Resumo das funções
1. Implementação do projeto;
2. Gestão financeira e de aquisições;
3. Gestão, coordenação e ligação das partes interessadas;
4. Gestão do conhecimento e inovação;
5. Desenvolvimento e planejamento.
Implementação do Projeto
● Preparação e manutenção de arquivos de projeto, incluindo relatórios de projeto internos e externos.
● Gerenciar fluxos de informações e supervisionar controles de mudança, registros de risco e gerenciamento de problemas estabelecendo procedimentos de controle de documentos.
● Gerenciar a entrega atribuída de pacotes de trabalho e assumir a responsabilidade pelo progresso.
● Coordenar e manter contato com o Gerente de Projeto sobre o progresso da implementação.
● Aconselhar o Gerente de Projeto sobre quaisquer desvios do plano e atualizar os planos.
● Trabalhar com o Gerente de Projeto para identificar e gerenciar riscos.
Gestão financeira e de aquisições
● Manter todos os documentos financeiros de suporte do projeto para processos de auditoria e revisão.
● Garantir a entrada precisa de dados no sistema UNOPS ERP (Enterprise Resource Planning).
● Monitorar o orçamento do projeto e as despesas financeiras e todos os procedimentos administrativos de acordo com o plano de trabalho.
● Processar pagamentos diretos e solicitações antecipadas e preparar revisões do orçamento do projeto.
● Produzir relatórios financeiros; incluindo o desenvolvimento de formatos de monitoramento e relatórios financeiros de acordo com os requisitos do UNOPS
.
● Apoiar o Gerente de Projeto monitorando orçamentos, fluxo de caixa e relatórios sobre obrigações de despesas para garantir que as entregas sejam cumpridas.
● Alertar o Gerente de Projeto sobre quaisquer déficits financeiros e gastos excessivos.
● Propor revisão de orçamento e iniciar ação corretiva quando necessário.
● Coordenar comunicações com fornecedores, reuniões e relatórios conforme necessário .
● Supervisionar os processos de aquisição/chamada de propostas do Escritório de Projetos, incluindo processos de licitação e avaliação e seleção de fornecedores/parceiros de implementação (IPs), para garantir soluções de aquisição viáveis que atendam às necessidades operacionais e conformidade com os procedimentos de aquisição, regulamentos e padrões de responsabilidade, ética, integridade e desempenho do UNOPS.
● Estabelecer uma lista de contratados/fornecedores/IPs adequados e a preparação e emissão de licitações/chamadas de propostas locais. Avaliação de lances ou propostas recebidas e de recomendações para
adjudicação de contratos.
● Em consulta com colegas relevantes, revisar, administrar e emitir contratos, acordos de subsídios, acordos/emendas.
Monitoramento e relatórios do projeto
● Fornecer informações substantivas para auxiliar o gerente de projeto na preparação de relatórios e
documentos do projeto.
● Manter registros de arquivos de projeto e outros documentos de suporte.
● Manter os seguintes registros: Registro de qualidade, Registros de itens de configuração e todos os outros registros/logs
delegados pelo gerente de projeto
● Apoiar o gerente de projeto na manutenção do seguinte:
i. Arquivo azul eletrônico,
ii. Arquivos de aquisição, RH e finanças conforme exigido pela Diretiva Organizacional (OD) 12.
● Gerenciar a compilação, consolidação e análise de dados relevantes da missão.
● Auxiliar o gerente de projeto na preparação de relatórios de conclusão do projeto e garantir a conformidade com as obrigações contratuais.
Gerenciamento, coordenação e ligação de partes interessadas
● Apoiar a coordenação e gestão de comunicações.
● Estabelecer relações com outras agências das Nações Unidas (ONU) e organizações não governamentais internacionais (I/ONGs) para fins de facilitar atividades e melhorar a qualidade e relevância da análise de informações.
● Participar de reuniões com agências da ONU, ONGs e outras partes interessadas, conforme necessário.
Gestão do conhecimento e inovação
● Apoiar a compilação de lições aprendidas conforme o formato de relatório definido.
Garantir que as capacidades locais sejam construídas em todos os níveis e oportunidades para suporte ao projeto.
● Contribuir para a disseminação e compartilhamento de melhores práticas e lições aprendidas para planejamento e construção de conhecimento.
● Contribuir para a expertise em ferramentas e técnicas.
Desenvolvimento e Planejamento
● Em conjunto com a equipe do Projeto, fornece níveis apropriados de gerenciamento programático e suporte administrativo ao Gerente do Projeto em relação a todas as atividades em andamento do projeto, mantendo e implementando padrões apropriados e melhores práticas em linha com as políticas e procedimentos do UNOPS.
● Contribui diretamente para a supervisão estratégica, aconselhamento e direção sobre atividades de gerenciamento de programas e projetos em linha com acordos de serviço e documentos do projeto.
● Garante o desenvolvimento, implementação e, quando apropriado, alterações adequadas de orçamentos de projetos e recursos de pessoal, garantindo sinergias entre os diferentes parceiros de implementação.
● Desenvolve e estabelece sistemas de rastreamento de recursos para uso dentro do Projeto, complementares às ferramentas online do UNOPS, para garantir planejamento, previsão e rastreamento eficazes de entrega em todo o Programa.
● Identifica e antecipa em tempo hábil riscos e problemas potenciais e aconselha medidas de mitigação ao Gerente do Projeto.
Requisitos de educação/experiência/idioma
- É necessário um mestrado em Gestão de Projetos, Finanças, Administração de Empresas ou área relacionada (por exemplo, Relações Internacionais);
- Uma combinação de um diploma de bacharel com 2 anos adicionais de experiência profissional relevante pode ser aceita em vez dos requisitos educacionais descritos acima.
- É necessária uma experiência profissional mínima de 5 anos, relevante e progressiva, especificamente na área de Gestão de Projetos, com experiência em implementação e/ou supervisão bem-sucedida de programas e projetos;
- Experiência anterior de trabalho em um ambiente de programa complexo será um diferencial;
- Experiência em capacitação de beneficiários/parceiros de implementação e avaliações de planos de negócios/análises de cadeia de valor será um diferencial.
- Grande experiência com análise de dados, relatórios gerenciais, ferramentas de gerenciamento de projetos e sistemas de gerenciamento de informações é um diferencial;
- É desejável alguma experiência em organizações do sistema das Nações Unidas;
- A certificação PRINCE2 Practitioner é altamente desejável;
- A certificação MSP (Foundation e/ou Practitioner) será um diferencial;
- Experiência em aplicativos do Google Suite será um diferencial.
- É necessário excelente domínio da língua inglesa (oral e escrita);
- É necessário conhecimento da língua portuguesa (oral e escrita).
