Vaga – ASSISTENTE LOGÍSTICO

1. ASSISTENTE LOGÍSTICO – MAPUTO

Pré-requisitos da função:

O Assistente de Logística faz parte da equipa de apoio ao projecto e do Departamento de Logística, sob a gestão directa do Gestor de Programa em Maputo e supervisão técnica do Coordenador de Logística sediado em Pemba. A posição requer:

• Bom conhecimento de procedimentos logisticos e de compras.
• Roa capacidade de cooperação, tanto com pessoal nacional quanto internacional.
• Boa comunicação escrita e fala, em português e inglés.
• Familiaridade com softwares computacionais de uso comum, no mínimo Microsoft Office.
• Comunicativo, maduro e responsável, com atenção aos detalhes.

Responsabilidades:

• O Assistente de Logística (AL) apoia todas as actividades de aquisição, garantindo segregação eficaz de funções. gestão da frota de veículos, gestão de activos e de armazéns em toda a APN e sua supervisão. O/A AL também directamente responsável pelo fortalecimento de capacidades dos parceiros na função logística.
• Apoiar e acompanhar a gestão de aquisições para solicitações levantadas, de acordo com as políticas e procedimentos da APN e dos doadores, de forma transparente, responsável. eficiente e econômica.
• Apoiar e acompanhar a gestão de activos e inventário/armazéns. assegurando a preparação e actualização regular e acessível de relatórios de inventário como nível de stock, transações e reconciliacões de stock listas de activos fixos.
• Apoiar e supervisionar todos os veiculos da APN, realizando a gestão da frota. Garantir a validade e precisão da documentação de suporte de contratos e pagamentos, em conformidade com as directrizes de logística e finanças, e seu arquivamento de acordo com os sistemas estabelecidos.
• Realizar avaliações regulares de mercado, para garantir conhecimento completo sobre a disponibilidade e preço de itens locais e relatar os resultados ao Coordenador de Logística e ao Gestor Financeiro.
• Manter sistemas de arquivamento precisos, de acordo com os sistemas desenvolvidos, com documentação de suporte e registros de todas as atividades logísticas para fins de auditoria. incluindo cópias físicas e no UNIT4.
• Apolar o planejamento e gestão eficiente e transparente de todas as actividades e funções logísticas. garantindo comunicação proativa.
• Apoiar a realização de verificações regulares e aleatórias dos armazéns físicos e da documentação, bem como visitas pontuais ao mercado.
• Apolar na compilação de relatórios, como de compras, activos, armazéns e combustível, através da documentação minuciosa e consistente de todas as informações relevantes.
• Compartilhar proactivamente informações sobre a equipa, desenvolvimentos departamentais e desafios com colegas supervisores.
• Sob a orientação e supervisão do Gestor de Finanças e Administração, assegurar a substituição em caso de ausência da equipa de apoio administrativo, mantendo um ambiente de equipa aberto e profissional.
• Executar quaisquer outras tarefas relevantes para o departamento e função conforme solicitado pelo Coordenador de Logística.

Políticas, Documentos e Principios Orientadores:

• Adesão a todas as políticas, regulamentos e procedimentos da APN. Incluindo aqueles específicos ao departamento, como, mas não limitado a: Princípios Contábeis da APN, manuals financeiros globais da APN, directrizes dos doadores, política de RH da APN e directrizes de logística/aquisições.
• Trabalhar dentro do quadro dos valores fundamentais da APN,
• Actuar como embaixador da APN, através do profissionalismo e conduta. Isso inclui, quando relevante.
• representar a organização de forma leal e responsável.
• Seguir todas as instruções verbais e/ou escritas, salvo em caso de violação directa de segurança e dever de cuidado.
• Manter e cuidar de todos os equipamentos fornecidos pela APN e. em caso de perda ou dano. ser responsável pelo reparo ou substituição em caso de negligência.
• Garantir um ambiente de trabalho seguro e proteger todos os funcionários e equipamentos de danos/lesões

Qualificações:

• Projectos de CPP, da VBG, da Segurança Alimentar e Meios de Subsistência e outros projectos.
• Para dar continuidade com os trabalhos que vem desenvolvendo a Ajuda Popular da Noruega pretende contratar um/a Assistente
• Logístico para Maputo e Assistente Financeiro para Pemba.
• Grau universitário em Administração e/ou experiência profissional equivalente na área de Logistica.
• Carta de condução válida (deve ser capaz de conduzir veiculos com transmissão manual e automática).
• Experiência com ONGs/programas humanitários de logística.

Experiência:

• Experiência de 3 a 5 anos na área de logística.
• Experiência em trabalho com ONG’s internacionais.
• Experiência prévia com soluções de software logistico.
• Competências Pessoais:
• Capacidade de trabalhar sob pressão.
• Boas habilidades interpessoais e de liderança.
• Boas habilidades de comunicação, negociação e resolução de problemas.

2. ASSISTENTE FINANCEIRO PEMBA

Responsabilidades:

• Preparar formulários de diários de lançamentos e assegurar a qualidade e que todos os documentos comprovativos de suporte exigidos estejam anexados, codificados e assinados de acordo com a tabela de autorização de despesas. Processar impostos e outros pagamentos operacionais.
• Gerir o fluxo de caixa e garantir que haja dinheiro adequado em todos os momentos para as operações.
• Preparar cartas de transferências bancárias de forma eficiente e oportuna, pagamentos bancários por meio de transferências ou cheques.
• Em coordenação com a equipa de gestão, assegurar o cumprimento dos requisitos dos doadores e assegurando que os relatórios financeiros dos doadores sejam preparados de acordo com as obrigações contratuais.
• Ajudar na preparação de pagamentos fixos, controlar e reconciliar extractos bancários/caixa, processar pagamentos de impostos, fornecedores e outros pagamentos operacionals e manter actualizado os arquivos.
• Criar relatórios de análise e previsão de custos (custos fixos e variáveis) e apoiar no processamento mensal dos custos e manter organizados os registos.
• Fazer lançamentos e uploads de documentos de suporte das transações e outros no sistema contabilistico usado na APN e outras plataformas internas de partilha de documentos.
• Facilitar e coordenar quaisquer auditorias internas e externas.
• Garantir que todos os documentos contábeis de suporte sejam digitalizados e carregados no sistema financeiro.
• Garantir que as tabelas de efectividade (timesheet) dos funcionários do Escritório de Pemba sejam colectados e enviados ao RH conforme as directrizes estabelecidas

Requisitos

• Licenciatura em Contabilidade, Finanças ou outro certificado relevante relacionado ao cargo.
• Experiência (minimo 3 anos) como Contabilista e/ou auditor ou na área de administração.
• Domínio dos regulamentos e procedimentos contabilisticos e administrativos geralmente aceites.
• Domínio de software de gestão e Microsoft Excel.
• Boas habilidades analiticas e atenção aos detalhes.
• Proficiência escrita e verbal em inglês.

Competências Pessoais:

• Estruturado, preciso e eficiente;
• Boa comunicação e habilidades interpessoais; e
• Capacidade de trabalhar sob pressão, para lidar com mudanças e prioridades.

FORMA DE CANDIDATURA

Os/As candidaturas dos interessados. compreendendo uma carta de motivação e currículos nas linguas Inglesa e Portuguesa, devem ser enviadas para o email: npamozjobs@npaid.org (indicando o nome da vaga no assunto do e-mail).

O prazo para a submissão da candidatura e entrega dos documentos termina no dia 15 de Junho de 2025.

Somente os candidatos seleccionados serão contactados para entrevistas.

Encoraja-se a candidatura de mulheres.